○天草市要望等の取扱いに関する要綱
平成18年3月27日
訓令第8号
(目的)
第1条 この要綱は、口頭でなされた市の行政に対する要望等を文書にして市全体で共有するとともに、当該文書を天草市情報公開条例(平成18年天草市条例第18号。以下「条例」という。)に規定する行政文書として位置付け、公開の対象とすることにより、透明性の高い市政の実現を図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この要綱において「要望等」とは、個人、団体等から口頭でなされた市の行政に対する要望、意見、相談、苦情、提案、斡旋、紹介、黙示の強制、強要等をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
(1) 市議会本会議、公開討論会、住民座談会その他の公開の場におけるもの
(2) 市議会常任委員会の現地視察、市民に対する市の事業の説明会、法令、条例等に基づく聴聞会その他の公式の場におけるもの
(3) 法律相談、市民相談その他の個人的相談の場におけるもの
(4) 法令、条例等の規定により非公開を前提として行われる会議等におけるもの
(要望等の報告)
第3条 要望等を受けた職員(一般職の職員をいう。以下同じ。)は、その内容を要望等記録票(様式第1号。以下「記録票」という。)に記録し、速やかに所属する課等の長(以下「課長」という。)に報告しなければならない。ただし、要望等について、応対記録簿、訪問記録簿その他の記録方法により要望等を記録し、課長に報告する手続を定めている場合は、この限りでない。
(要望等の処理)
第4条 課長は、前条の規定による報告を受けたときは、自己の責任で処理すべきものと判断した事案を除き、上司である部等の長(以下「部長」という。)に報告しなければならない。この場合において、事案が2以上の課等に関係するときは、課長は、関係する課等と合議しなければならない。
2 部長は、前項の規定による報告を受けた場合において、当該事案が重要又は異例であると判断したときは副市長に、特に重要又は異例であると判断したときは市長に、それぞれ報告しなければならない。
5 職員は、当該事案の処理を終えたときは、結果報告票(様式第3号。以下「報告票」という。)により報告しなければならない。
(平19訓令3・一部改正)
(記録票及び報告票の保管等)
第5条 課長は、天草市文書管理規則(平成18年天草市規則第7号)の規定に基づき、記録票、付議依頼書及び報告票を適正に保管しなければならない。
2 記録票、付議依頼書及び報告票は、条例第2条第2号本文に規定する行政文書とする。
(要望等検討委員会の設置)
第6条 処理が困難な要望等の処理方針について協議するため、天草市要望等検討委員会(以下「委員会」という。)を置く。
(組織)
第7条 委員会は、次に掲げる者をもって組織する。
(1) 総務部長
(2) 総合政策部長
(3) 地域振興部長
(4) 健康福祉部長
(5) 市民生活部長
(6) 経済部長
(7) 観光文化部長
(8) 建設部長
(9) 水道局長
(10) 病院事業部長
(11) 教育部長
(平19訓令4・平19訓令6・平22訓令9・平25訓令5・一部改正)
(会長)
第8条 委員会に会長を置き、総務部長をもってこれに充てる。
2 会長は、委員会を代表し、会務を総理する。
3 会長に事故があるとき、又は会長が欠けたときは、総合政策部長がその職務を代理する。
(平25訓令5・一部改正)
(会議)
第9条 委員会の会議は、必要の都度会長が招集する。
2 会長は、会議の議長となる。
3 委員会は、委員の過半数が出席しなければ、会議を開くことができない。
4 委員会の議事は、出席委員の過半数で決し、可否同数のときは、会長の決するところによる。
5 会長は、必要があると認めるときは、関係職員を委員会に出席させて、その説明又は意見を聴くことができる。
(庶務)
第10条 委員会の庶務は、総務部総務課において処理する。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年3月27日から施行する。
附則(平成19年訓令第3号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第6号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第9号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成25年訓令第5号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
