(趣旨)

第1条　この規則は、法令その他別に定めのあるもののほか、市の文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の種類)

第3条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の左横書き)

第4条　文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(文書処理の原則)

第5条　文書は、正確、迅速及び丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。

(課長の責務)

第6条　文書主管課の長(以下「文書主管課長」という。)は、文書事務が、この規則に基づいて適正かつ速やかに処理されるよう常にその指導及び改善に努めなければならない。

(文書主任及び文書取扱者)

第7条　文書事務を適切に行うため、課に文書主任及び文書取扱者を置く。

(文書の記号及び番号)

第8条　次の各号に掲げる文書には、当該各号に定めるところにより文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を記入しなければならない。ただし、文書記号等を記入することが適当でないものについては、この限りでない。

(文書の発信者名)

第9条　決定された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要があるときは、副市長名、会計管理者名若しくは部の長(以下「部長」という。)名又は市名を用いることができる。

(決裁区分の表示等)

第10条　決裁文書には、次の各号に掲げる決裁区分に応じ、当該各号に定める表示をしなければならない。

(到達文書の収受及び配付)

第11条　市に到達した文書(庁外の事務所に直接到達した文書を除く。)は、文書主管課長が収受し、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより処理するものとする。

(収受の処理を要しない文書)

第12条　到達した文書のうち、次に掲げるものについては、文書収発簿(様式第2号)の記載を省略することができる。

(通信回線の利用による収受)

第13条　第11条の規定にかかわらず、文書の収受の処理(前条までの規定による到達した文書の処理をいう。以下この条において同じ。)は、通信回線を用いて行うことができる。

(郵便料金の不足又は未払の文書)

第14条　郵便料金の不足又は未払の文書は、官公署から送付されたもの又は文書主管課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未払の料金を支払い、これを収受することができる。

(配付文書の処理)

第15条　文書主任又は文書取扱者は、第11条及び第13条の規定により配付を受けた文書(以下この条において「配付文書」という。)を直ちに主管係長又は担当者に回付しなければならない。

(起案文書の作成)

第16条　文書の起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(起案文書の持ち回り等)

第17条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第18条　起案文書の事案が他部課の主管事務に関係あるものは、関係部課長に合議しなければならない。

(決裁文書の文書記号等)

第19条　決裁が終わった文書には、第8条の規定により文書記号等及び決裁日を記入しなければならない。

(公印の押印)

第20条　事案を文書によって施行するときは、当該文書に公印を押印しなければならない。ただし、内部文書、軽易な文書その他の文書で課長が公印を押印する必要がないと認めたものについては、この限りでない。

(電子印の使用)

第21条　電子計算機を使用して証明等の事務を行う場合において、特に必要があると認めるときは、電子印使用承認願(様式第5号)により総務課長の承認を得て、公印の押印に代えて電子計算機に記録した公印の印影又は公印を伸縮した印影を出力することができる。

(公印の刷込み)

第22条　公印は、当該公印を使用する証票等に公印を押印することが著しく事務に支障を来すと認められるものに限り、公印刷込み承認願(様式第5号)により総務課長の承認を得て、当該公印の印影又は印影を伸縮して刷り込むことができる。

(課における文書の施行手続)

第23条　課長は、決裁文書で発送を要するものは、急施を要する場合を除き、午後4時までに次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより文書主管課に回付しなければならない。ただし、電報及び課において持参又は直接交付する必要のある文書は、課において発送の手続をとるものとする。

(文書主管課における文書の施行手続)

第24条　文書主管課は、前条の規定により発送文書の回付を受けたときは、その日分を取りまとめ、各封筒又は小包に料金後納の印を押印し、別に定める差出票を添えて日本郵便株式会社等の営業所に差し出さなければならない。この場合において、書留にするものは、特殊文書処理簿(様式第3号)に必要事項を記載しなければならない。

(通信回線の利用による照合及び発送)

第25条　前条の規定にかかわらず、電磁的記録に関する照合及び発送は、送受信装置を用いて行うことができる。

(未完結文書の整理)

第26条　未完結文書は、常に整理し、担当者が不在の場合であっても、その経過が分かるようにしておかなければならない。

(完結文書の編さん)

第27条　課長は、完結文書を次に定めるところに従い、ファイルに編さんさせなければならない。

(文書の保存期間の種別等)

第28条　文書の保存期間の種別は、法令その他別に定めのあるもののほか、その重要度に応じて、次の各号に掲げるとおりとし、その保存期間は、当該各号に定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第29条　文書の保存期間は、暦年ごとに整理する文書にあっては当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日から、会計年度ごとに整理する文書にあっては当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、それぞれ起算する。

(課における保存)

第30条　文書は、保存期間の満了の日まで、各課長において保存管理するものとする。

(保存文書管理台帳)

第31条　課長は、文書について、文書管理システムにより保存文書管理台帳(様式第6号)に必要な事項を随時記録しなければならない。

(文書の廃棄手続)

第32条　文書の廃棄は、毎年5月末日までに、各課長において保存文書廃棄目録(天草アーカイブズ引継書)(様式第7号)を作成して行うものとする。

(廃棄文書のアーカイブズへの引継ぎ)

第33条　課長は、天草市立天草アーカイブズ条例(平成18年天草市条例第8号)第8条の規定により、保存期間の満了した文書であって廃棄手続が完了したものについては、当該文書が法令により廃棄しなければならないこととされているものその他特別の理由があるものを除き、天草市立天草アーカイブズに引き継ぐものとする。

第34条　この規則の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。