(目的)

第1条　この条例は、市の諸活動や歴史的事実の記録である行政文書が、健全な民主主義の根幹を支える市民共有の知的財産として、市民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、行政文書の管理に関する基本的事項を定めること等により、行政文書の適正な管理、適切な保存及び利用等を図り、もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市の有するその諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。

(定義)

第2条　この条例において「実施機関」とは、市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、病院事業の管理者及び議会をいう。

(他の法令との関係)

第3条　行政文書の管理については、法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

第4条　実施機関の職員は、第1条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、規則その他の規程で定めるところにより、文書を作成しなければならない。

(整理)

第5条　実施機関の職員が行政文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、文書管理規則等(第10条第1項に規定する文書管理規則等をいう。以下同じ。)で定めるところにより、当該行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

(保存)

第6条　実施機関は、行政文書ファイル等について、当該行政文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(保存文書管理台帳)

第7条　実施機関は、行政文書ファイル等の管理を適切に行うため、実施機関が文書管理規則等で定めるところにより、行政文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存場所その他の必要な事項(天草市情報公開条例(平成18年天草市条例第18号)第7条に規定する非公開情報を除く。)を帳簿(以下「保存文書管理台帳」という。)に記載しなければならない。ただし、実施機関が文書管理規則等で定める期間未満の保存期間が設定された行政文書ファイル等については、この限りでない。

(移管又は廃棄)

第8条　実施機関は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、天草アーカイブズ条例第8条第1項の規定により天草アーカイブズに移管するものとする。ただし、第5条第5項の規定により同項第2号に分類された行政文書ファイル等については、廃棄の措置をとるものとする。

(管理状況の報告等)

第9条　実施機関は、保存文書管理台帳の記載状況その他の行政文書の管理の状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。

(文書管理規則等)

第10条　実施機関は、行政文書の管理が第4条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、行政文書の管理に関する定め(以下「文書管理規則等」という。)を設けなければならない。

(職員の責務及び職員に対する研修等)

第11条　実施機関の職員は、この条例の趣旨に対する理解を深め、誠実に行政文書を管理するよう努めなければならない。

(組織の見直しに伴う行政文書の適正な管理のための措置)

第12条　実施機関は、当該実施機関について統合、廃止等の組織の見直しが行われる場合には、その管理する行政文書について、統合、廃止等の組織の見直しの後においてこの条例の規定に準じた適正な管理が行われることが確保されるよう必要な措置を講じなければならない。