○天草市戸籍事務を取り扱う電子情報処理組織の管理運営規則
平成18年3月27日
規則第9号
(目的)
第1条 この規則は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍のデータの保全及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する磁気情報をいう。
(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の指定)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、市民生活部市民課に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、市民生活部市民課長をもって充てる。
(平25規則39・一部改正)
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異状の有無について、定期的に又は随時点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害の有無について、定期的又は随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第6条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第8条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者を指定しなければならない。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(研修等の実施)
第11条 端末装置管理者は、戸籍情報システムの円滑な運用を図るため、定期的又は随時、端末装置操作者に対して操作研修等を行わなければならない。
(機器等の管理)
第12条 端末装置は、端末装置管理者の指定する場所に設置するものとし、設置場所を変更しようとするときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(保管施設の管理及び保安)
第13条 第6条第1号に規定する保管場所に入室しようとする者は、保護管理者の許可を得なければならない。
2 保護管理者は、戸籍データを保全するために必要があると認めるときは、前項の入室者に対し、所持品等の提示を求めることができる。
附則
この規則は、平成18年3月27日から施行する。
附則(平成25年規則第39号)
この規則は、平成25年4月1日から施行する。