○天草市立天草アーカイブズ条例施行規則
平成18年3月27日
規則第8号
(趣旨)
第1条 この規則は、天草市立天草アーカイブズ条例(平成18年天草市条例第8号。以下「条例」という。)の施行に関し必要な事項を定めるものとする。
(職員)
第2条 条例第4条のその他必要な職員として、天草市立天草アーカイブズ(以下「アーカイブズ」という。)に次の職員を置く。
(1) 係長
(2) 事務職員等
(平27規則23・一部改正)
(職務)
第3条 館長及び前条に規定する職員の職務は、次に掲げるとおりとする。
(1) 館長は、アーカイブズの管理及び運営に関する業務を掌理する。
(2) 係長は、係の分掌事務を処理する。
(3) 文書等に関する専門職員は、上司の命を受けて、資料の収集、整理、保存、利用、調査研究その他関連する事業について専門的業務をつかさどる。
(4) 事務職員等は、上司の命を受け、業務に従事する。
(平27規則23・一部改正)
(文書等の移管)
第4条 市長は、文書等が移管されるよう必要な措置を講じなければならない。
(平31規則8・一部改正)
(平31規則8・一部改正)
2 館長は、条例第11条第1項の規定によりアーカイブズの文書等を利用に供するため、利用資料目録を作成しなければならない。
3 館長は、アーカイブズの文書等が永く利用に供されるよう適切な措置を講ずるものとする。
(平31規則8・一部改正)
(地域史料等の寄贈)
第9条 アーカイブズに地域史料等を寄贈しようとする者(以下「寄贈申請者」という。)は、地域史料等寄贈申請書(様式第2号)により館長に申請しなければならない。
2 館長は、前項の規定により申請を受けたときは、当該地域史料等の内容を審査し、受領の可否を決定する。
(地域史料等の寄託)
第10条 アーカイブズに地域史料等を寄託しようとする者(以下「寄託申請者」という。)は、地域史料等寄託申請書(様式第4号)により館長に申請しなければならない。
2 館長は、前項の規定により申請を受けたときは、当該地域史料等の内容を審査し、受託の可否を決定する。
4 館長は、受託した地域史料等について展示、模写、模造、複写、撮影等を行い、その内容を公開することができる。
5 受託期間は、原則として3年とする。ただし、特別の事情があるときは、この期間を短縮することができる。
6 前項の規定にかかわらず、館長は、寄託者の承諾を得て、受託期間を延長することができる。
7 館長は、受託期間が終了したときは、地域史料等受託書(様式第5号)と引換えにこれを受託者に返還するものとする。
8 寄託期間中に寄託した地域史料等の所有権に変更が生じたときは、その権利を引き継いだ者は、館長に寄託者変更の旨を申し出るものとする。
9 市は、寄託された地域史料等について、天災事変その他避けられない理由による亡失、汚損又は損傷に対しては、その責任を負わない。
2 館長は、前項の申請を許可したときは、指定する場所において閲覧させ、又は指定した方法でこれを複写させるものとする。
3 館長は、閲覧の対象となる文書等が汚損又は破損のおそれがあると認めるときその他相当の理由があると認めるときは、当該文書等の複製を閲覧に供することができる。
4 アーカイブズの文書等の複写は、当該文書等の所蔵者、著作権者、寄贈者、寄託者等(以下「所蔵者等」という。)が複写することを承諾している場合(アーカイブズが文書等の複写に係る許可の委任を受けている場合を含む。)に限り、許可するものとする。
5 前項の複写の承諾に係る所蔵者等への確認は、複写しようとする者が行うものとする。
(平31規則8・全改)
(文書等の行政利用)
第12条 市、国、県又は他の地方公共団体の職員がアーカイブズの文書等を職務上利用しようとするとき(以下「行政利用」という。)は、天草アーカイブズ文書等行政利用申請書(様式第7号)により館長に申請しなければならない。
2 条例第11条第2項各号に掲げる文書等を行政利用できる場合の基準は、別表第4のとおりとする。
(平31規則8・旧第17条繰上・一部改正)
(利用の制限)
第13条 館長は、前2条の申請に係るアーカイブズの文書等が条例第11条第2項各号に掲げる文書等に該当するときは、利用制限条項該当通知書(様式第8号)により、閲覧できない旨を申請者に通知するものとする。
(平31規則8・旧第18条繰上・一部改正)
(平31規則8・追加)
(利用の中止等)
第15条 館長は、次の各号のいずれかに該当すると認められるときは、アーカイブズの文書等の利用を中止させ、又は取消しをすることができる。
(1) アーカイブズの文書等、施設若しくは設備を損傷し、又は滅失するおそれがあると認められるとき。
(2) 利用者が職員の指示に従わないとき。
(平31規則8・旧第19条繰上)
(損害賠償)
第16条 利用者は、その責任に帰すべき事由により施設若しくは設備又はアーカイブズの文書等を損傷し、又は滅失したときは、天草アーカイブズ文書等損傷(滅失)届出書(様式第9号)により館長に届け出て、その損害を賠償するものとする。
(平31規則8・旧第20条繰上・一部改正)
(雑則)
第17条 この規則の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。
(平31規則8・旧第21条繰上)
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成18年3月27日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日の前日までに、合併前の本渡市立天草アーカイブズ条例施行規則(平成14年本渡市教育委員会規則第9号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この規則の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成18年規則第220号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成27年規則第23号)
この規則は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成31年規則第8号)
この規則は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年規則第12号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(令和4年規則第13号)
この規則は、公布の日から施行する。
別表第1(第6条関係)
(令3規則12・全改)
保存文書の評価選別基準
1 この表の保存の対象とする文書の項目に該当する行政文書等は、歴史資料として重要な価値を持つものとして保存する。
2 同一内容の文書が複数ある場合は、原則として、当該文書に係る事務を分掌した部署(以下この表において「担当部署」という。)の文書を保存の対象とする。
選別基準 | 選別基準細目 | 保存の対象とする文書 | 備考 |
1 施策及び制度に関するもの | (1) 各種制度の新設、変更及び廃止に関するもの | ア 市民生活に関わる市の制度の新設及び改廃に関する行政文書 | |
イ 市及び市が関係する行政組織の新設及び改廃に関する行政文書 | |||
ウ 廃置分合に関する協議等に係る行政文書 | |||
エ 市町村における廃置分合についての審議会等の付属機関における諮問及び答申に係る行政文書等 | |||
オ 市町村における廃置分合についての議会(県及び市町村)における議決に係る行政文書等 | |||
カ 市町村における廃置分合の実施に係る住民等からの請願書、陳情書及び要望書等 | |||
(2) 条例、規則、要綱、基準等の例規に関するもの | ア 条例、規則、訓令及び告示の制定及び改正に関わる一連の行政文書 | 例規の制定改廃に係る担当部署のものに限る。 | |
イ 市行政及び市民生活に顕著な効果又は影響を与えた施策に係るアの行政文書並びに要綱、要領等の制定及び大きな改廃に関わる行政文書 | |||
(3) 市の施策、企画及び立案に関するもの | ア 基本構想、基本計画、実施計画又はそれに相当する内容の行政文書等 | ||
イ アの計画等の策定経過を明らかにする行政文書等 | |||
ウ 事業の実施に当たり必要となった各種許認可手続に関する行政文書 | |||
(4) 市の財政状況に関するもの | ア 予算編成に関する一連の行政文書 | 財政の担当部署のもの及び各企業会計の担当部署のものに限る。 | |
イ 一般会計、特別会計及び企業会計の決算報告に関する行政文書 | 財政の担当部署及び各企業会計の担当部署のものに限る。 | ||
ウ 市債に関する行政文書 | 市債の担当部署のものに限る。(学校の建設、道路の整備、河川の整備その他の市債を財源とした各事業に係る行政文書については、「2 各種調査に基づく事実に関するもの」で保存対象とする。) | ||
エ 国、県補助金(負担金)を受けた事業に関する行政文書 | |||
オ 国庫補助等に係る会計検査において、事業執行等に問題を指摘されたもの | |||
カ 市有財産の管理に関する行政文書(内容の変更が生じたものに限る。) | |||
キ 市有財産の取得及び処分に関する行政文書 | |||
(5) 市が実施した事業、記念行事等に関するもの | 市が実施した事業や記念行事等に関するもので重要なもの | 大規模又は不定期に開催される記念行事のものとし、定期的に開催される事業については記念回のものに限る。 | |
2 各種調査に基づく事実に関するもの | (1) 各種調査、統計及び報告に関するもの | ア 結果報告書等 | 結果報告の刊行物は、別に保存する。 |
イ アの報告書に盛り込まれない重要なプロセス、条件等について記載された行政文書 | |||
ウ 指定統計等、結果が報告書と公表されるもの以外の統計のうち、臨時的又は独自に実施された統計で重要なものに係る行政文書 | |||
エ 道路台帳、住民台帳、土地台帳等の各種基本台帳、原簿に関するもの | |||
(2) 災害関係、都市計画、道路整備、河川改修、農地整備等、土地及び地形の変容に関するもの | ア 市民生活に影響を及ぼす自然災害等に関する行政文書等 | ||
イ 都市計画、道路整備、河川改修、農地整備等土地及び地形の変容に関する行政文書等 | 新設、廃止、大規模改修その他の大きな変化が生じたものに限る。 | ||
(3) 各種褒賞及び表彰に関するもの | 表彰理由が市民生活又は市の経済活動等に顕著な功績又は効果をもたらしたと認められるもの | ||
3 行政運営に係る審議等に関するもの | (1) 市議会における質疑等に関するもの | 市議会に関する行政文書 | |
(2) 庁議、政策推進会議、各種委員会及び審議会に関するもの | ア 法律又は条例の定めにより設置された委員会、協議会又は審議会に関する行政文書等 | ||
イ 要綱、要領等により設置された委員会、協議会、プロジェクトチーム等に関する行政文書等(その組織の位置付け、規模の大小、構成メンバーを問わず、市の基本的な施策の実施に係る方向性を実質的に決定する内容を持つもの) | 地域に直接関係するものは、保存対象とする。 | ||
ウ 委員の任免等に関するもの | |||
(3) 陳情、請願及び要望に関するもの | ア 市民や諸団体からの各種陳情、請願、要望等に関する行政文書 | ||
イ 公聴会、モニター、世論調査、相談、提案等により市民の意識、要望等がわかる行政文書 | |||
ウ 国県の施策、制度、予算等に対する市の要望書 | |||
(4) 事務執行上の監査に関するもの | ア 監査委員事務局において保存された監査結果報告書(市の機関及び市の機関において出資又は補助を行っている団体のもの。説明書、復命書及び記録を含む。) | ||
イ 住民の監査請求に対し監査した行政文書等 | |||
ウ 法令等に基づく医療機関、事業所、組合等の指導及び検査に関する行政文書等 | |||
4 行政処分、訴訟等に関するもの | (1) 認可、許可、免許、承認、取消し等の行政処分に関するもの | ア 市長許可(認可)に係る行政文書 | |
イ 開発行為、行政財産の目的外使用、道路占用、河川占用、公有水面埋立、自然公園内行為、農地転用、都市計画、砂利採取計画、土地改良区設立、土地区画整理組合設立等の土地利用に係る許認可に関する行政文書 | |||
(2) 不服申立て、訴訟等に関するもの | ア 争訟(訴訟、土地収用裁決、異議申立て等をいう。)に関する行政文書 | ||
イ 行政代執行に関する行政文書 | |||
5 その他歴史文化資源又は行政情報資源として重要なもの | (1) 発信、各対応に関するもの | ア 市長会、渉外及び交際に関する行政文書 | |
イ 市の正式発表としての記者会見資料及び会見記録に関するもの | |||
(2) お知らせ等に関するもの | 市町が発行したもの | 簿冊形式あるいは連続して編集してあるものに限る。(広報紙又は単体の発行物は、別に刊行物として保存する。) | |
(3) 昭和30年以前の文書 | 昭和30年以前に作成し、又は取得した公文書等 | ||
(4) 風土写真等に関するもの | 当時の風景及び慣習が記録されたもの | 広報に関する写真等は、別に保存する。 | |
(5) 選挙に関するもの | ア 市内で行われた衆議院議員、参議院議員並びに地方公共団体の議員及び長の選挙に係る行政文書等 | 選挙事務処理、結果等に関する文書に限る。 | |
イ その他の選挙(農業委員会委員選挙等)に係る行政文書等 | 選挙事務処理、結果等に関する文書に限る。 | ||
ウ 市に対し地方自治法(昭和22年法律第67号)に基づきなされた選挙に係る直接請求についての行政文書(議会の解散並びに長及び議員の解職についての請求等) | |||
(6) 市民生活に関するもの | ア 市内で起きた大きな出来事等についての記録 | ||
イ 市民による事業、活動等に関する重要なもの | |||
(7) 歴史文化資源に関するもの | ア 市内の史跡、文化財に関するもの | 史跡又は文化財の担当部署のものに限る。 | |
イ 国県市指定の文化財(有形・無形・民俗)に関するもの | 史跡又は文化財の担当部署のものに限る。 | ||
(8) 行政情報に関するもの | ア 市の情報公開又は文書管理に関するもの | ||
イ 事務引継書(課長級以上のもの) | |||
ウ 特別職、部課長及び職員の任免に係る行政文書 | |||
エ その他、職員に係る重要な行政文書等 | |||
(9) 長期保存文書(30年保存)に関するもの | 全ての文書 |
別表第2(第8条関係)
地域史料等の収集基準(以下は例示)
1 天草にかかわる政治、経済、社会、文化等の分野において重要な役割を果たした団体、企業、個人の組織、活動等に関するもの
2 地域の特色及び生活習慣、伝統文化等の実態に関するもの
3 主要な行事、事件、災害等に関するもの
4 市関係機関の文書並びに国及び県の文書の散逸部分を補うことのできるもの
5 その他天草の沿革に関するもの等、歴史文化資源又は行政情報資源として保存の価値があると認められるもの
別表第3(第14条関係)
(平31規則8・一部改正)
利用制限期間の基準(以下は例示)
区分 | 情報又は資料の具体例 | 閲覧制限期間 |
1 基本的事項 | ① 戸籍に関する情報(戸籍謄本、戸籍抄本、戸籍訂正願等) | 100年 |
② 国籍、人種及び民族に関する情報 ③ 身元素行調査及び身上調書 | 80年 | |
④ 履歴書(学歴及び職歴) | 50年 | |
2 家族及び財産に関する情報 | ① 家族及び親族に関する情報(養子縁組、里親及び里子、相続、廃嫡届、家族の状況等)婚姻に関する情報(離縁、入夫願、婚姻歴等) | 80年 |
② 公的扶助に関する情報(生活資金貸付状況等) | ||
③ 財産、所得等に関する情報(年収、預貯金額、債権及び債務、資金融資及び資金貸付け、損失補償等)(不動産の所有状況：土地払下譲渡交換、土地売買、土地所有面積、小作慣行調書、地価、建物疎開、連合軍接収住宅、農地強制譲渡等) ※ 明治初期の所得に関する情報(士族の所得：秩禄、公債、報償金及び官禄渡方名簿／華士族拝領地願、官邸払下願、旧藩奉還売却調、華族建屋坪数扣及び士族邸宅調) | 50年 | |
④ 納税に関する情報 | ||
3 内心及び身体に関する情報 | ① 神官及び住職の任免に関する情報(住職御免願、神官進退録等) | 50年 |
② 宗教法人の役職に関する情報(宗教創始者名、宗教法人代表者名、宗教法人役員名簿) | 25年 | |
③ 進行に関する情報(寺院の檀家、神社の氏子、信徒名簿等) | 80年 | |
④ 請願及び陳情に関する情報(建白書、権限、建議、嘆願書、請願、陳情意見書等) | 25年 | |
⑤ 思想調査に関する情報(特高警察の調査、レッドパージに関する情報等) | 80年 | |
⑥ 健康状況に関する情報(健康診断書、身体検査書、死亡届等) | ||
⑦ 感染症罹病に関する情報 | ||
⑧ 予防接種禍に関する情報 | ||
⑨ 身体の障害に関する情報(身体障害者手帳交付申請書等) | ||
⑩ 戦傷病者に関する情報(傷痍記章・傷痍証受領調、軍人傷痍記章受章届等) | ||
⑪ 精神の障害に関する情報 | 100年 | |
4 社会活動に関する情報 | ① 位勲、褒章、表彰等の功績、業績に関する情報 | 25年 |
② 寄附に関する情報 | 50年 | |
③ 公職追放令関連の情報 | ||
④ 戦時愛国的団体に関する情報 | ||
⑤ 教職員適格審査に関する情報(調査票、判定書、適格確認書等) | ||
⑥ 小作調停及び小作争議に関する情報 | ||
⑦ 犯罪歴及び補導歴に関する情報(少年救護の調書等) ※ 道路交通法(昭和35年法律第105号)違反等軽微なものは50年 ※ 公判記録が公表されているものは除く。 | 100年 | |
⑧ 行政罰歴に関する情報 | 80年 | |
⑨ 職員の採用、選考、任免等に関する情報(成績、内申書、推薦書、官員履歴、退職者履歴、任免等) | 50年 | |
⑩ 職歴、等級等の任免のみに関する情報(進退録等) | 25年 | |
⑪ 職員の服務に関する情報(勤務評価、懲罰、処分等) | 50年 | |
⑫ 各種の資格及び免許の取得に関する情報 | 25年 | |
⑬ 審議会、委員会等の委員名簿／方面委員、民生委員等の名簿／統計調査等の調査員名簿 | ||
⑭ 各種団体の代表者及び役員名簿／法人の代表者及び役員名簿 | ||
⑮ 各種行事の出席者名簿／審議会、委員会等の出席者名簿 | ||
⑯ 行政の許認可関係の情報 | ||
⑰ 土木工事等の契約関係の情報 | ||
⑱ 引揚者給付金等に関する情報 ⑲ 在日朝鮮人帰還者に関する情報 | 80年 | |
⑳ 行政不服申立て制度等に基づく申立て等に関する情報(訴願等) | 個別に判断 | |
((21)) 門地に関する情報(同和地区在住名、出身者名等) | 100年 |
別表第4(第12条関係)
(平31規則8・一部改正)
行政利用の基準(以下は例示)
1 個人に関する情報であって、特定の個人が識別され又は識別され得る資料を、職員が行政事務の遂行の上で利用する場合
2 法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する資料を、職員が行政事務の遂行の上で利用する場合
3 国又は県若しくは他の地方公共団体の機関から、協議又は依頼により資料を利用する場合
4 その他館長が行政利用に供することが適当と認めた場合
(平31規則8・一部改正)
(平31規則8・追加)
(平31規則8・追加)
(平31規則8・追加)
(平31規則8・追加、令4規則13・一部改正)
